”Kata tässä moi!” kuuluu puhelimesta. ”Moi! Kiva kuulla sinusta! Tuure soitteli jotain viikko sitten ja ajattelin, että mitähän sinulle kuuluu”, vastaan. ”Jaha, mikäs sitä ex-miestä nyt riepoi?” Kata kyselee. ”Älä nyt, tiedän, että olette hyvissä väleissä”, naurahdan. ”Niin ollaankin ja siksi oikeastaan sinulle soitan. Tuure sanoi soitelleensa ja saaneensa sinulta hyviä neuvoja. Että sori, käytän nyt sinua hyväksi!” Kata jatkaa. ”Tämä on molemminpuolista! Olen saanut sinulta ihan hirmuisesti apua kaikkeen. Mikäs sinulla on haasteena?” kyselen.
Kata kertoo, että hänen yrityksessään on nyt varsinainen työntekijäkato. Ei samasta syystä kuin Tuurella eli ihmiset eivät olleet lähteneet pois, vaan ovat sairaana. Korona ei ole tähän ainoa syyllinen, vaan liikkeellä on kaikenlaista flunssaa ja muuta tautia.
”Sijaisia on vaikea saada, mutta ei minulla niin vaikea tilanne sen suhteen ole kuin monella muulla. Meille halutaan tulla töihin”, Kata kertoo ja jatkaa: ”Ongelma on nämä sairauslomatodistukset ja se sairauslomien hallinta!”
”Mikäs siinä on vaikeaa?” kyselen. ”Nyt kun ei ilmeisesti enää saa edes sitä tartuntatautipäivärahaa, niin en jaksa tätä papereiden pyörittämistä. Lääkärintodistukset pitäisi tietosuojatusti säilyttää, muistaa pyytää se todistus työntekijöiltä, ohjata työterveyteen ja niin edelleen ja niin edelleen”, Kata tilittää. ”Mitähän sinä nyt puhut? Miksi sinulle tulee lääkärintodistuksia, jos ihmiset ovat jossain lyhytaikaisessa flunssassa?” kyselen.
”No tulee niitä. Pitää olla lääkärintodistus, jos on poissa. Olen kyllä harkinnut, että ottaisi käyttöön sen omailmoitusmenettelyn”, Kata sanoo. ”Et ole tosissasi, Kata!” naurahdan. ”Sinä siis oikeasti pyydät, että työntekijä käy hakemassa lääkäriltä tai terveydenhoitajalta todistuksen sairastumisestaan, jos hän on vaikka flunssassa?” jatkan kyselyä. ”Niin, kun se pitää. Siitä alkaa se joku omavastuuaika”, Kata selittää. ”Otetaanpa nyt tämä kaikki alusta alkaen. Sinä teet, Kata, vähän turhaa työtä”, totean. ”Kiitos Maarit, minä kuuntelen mielellään!” Kata huokaisee.
Miksi Kata tekee turhaa työtä?
”Kata, sinulla on joka tapauksessa työnantajana työsopimuslain mukaan velvollisuus maksaa yli kuukauden sinulla työssä olleelle työntekijälle sairausajalta täyttä palkkaa sairastumispäivän ja 9 arkipäivän verran” aloitan ja jatkan: ”Työehtosopimus, joka velvoittaa sinun yritystäsi työantajana, määrittää tämän palkanmaksun pidemmäksikin, mutta sinä saat sitten tästä 1+9 päivää ylittävältä ajalta Kelalta sairauspäivärahaa.”
Et välttämättä tarvitse sairastuneen työntekijän lääkärintodistusta työnantajana ennen kuin sairausaika ylittää omavastuuajan, koska joudut maksamaan työntekijän palkan työsopimuslain mukaan joka tapauksessa.
”Moni mieltää tämän omavastuuajan eli sen 1+9 päivää alkavan siitä, kun lääkäri toteaa sinun työntekijäsi työkyvyttömyyden. Et kuitenkaan tarvitse sitä lääkärintodistusta työnantajana ennen kuin omavastuuajan jälkeen, koska joudut maksamaan työntekijän palkan lain mukaan joka tapauksessa. Ja sen omavastuuajan alkamisajankohdaksi voi hyväksyä myös työntekijän oman ilmoituksen sairastumisesta, jos olet sen työnantajana hyväksynyt! Katso vaikka Kelan sivuilta: Sairauspäivärahan omavastuuaika”, jatkan paasaamistani. Kata kuuntelee tarkkaan ja ynähtelee välillä myöntymisen merkiksi.
Sairauspäivärahan omavastuuajan alkamisajankohta voi alkaa työntekijän omasta ilmoituksesta työnantajalle, jos työnantaja on tämän menettelyn hyväksynyt.
Jatkan taas monologiani: ”Moni työnantaja on määritellyt omalla ilmoituksella sairastamisen eli omailmoitusmenettelyn olevan esimerkiksi 3 päivää, jonka jälkeen työntekijän tulisi kääntyä lääkärin puoleen. Sinun alallasi taitaa lukea työehtosopimuksessa, että tämä omailmoitusmenettely voisi olla esimerkiksi 1-3 päivää. Sinä voit, Kata-hyvä, kuitenkin määrittää tätä työntekijän kannalta paremmaksi ja helpommaksi menettelyksi. Työehtosopimuksessa on minimi, aina voi tehdä paremmin.”
Omailmoitusmenettelyn pituus voi periaatteessa olla 1+9 päivää eli omavastuun ajan
”Useat työnantajat määrittävät nykyään omalla ilmoituksella olevan poissaolon esimerkiksi 5-7 päivän mittaisiksi. Onpa rohkeimmat työnantajat ottaneet käyttöön jopa 9-10 päivän omailmoitusmenettelyn”, kerron Katalle.
”Ja kun teet tähän menettelyyn muutoksia, niin viesti, viesti ja viesti! Kaikkien pitää tietää, mikä on käytäntö. Tee siitä myös ohje. Sinullahan on perehdytysohjeissa näitä, eikös niin ollut?” kysyn Katalta, joka hymistelee puhelimen toisessa päässä ja kysyy sitten: ”Mutta entä jos nyt vaikka ilmoitan ja teen ohjeen, että omailmoitusaika on 5 päivää ja sitten joku käyttää sitä hyväksi?”
”Sinä voit aina määritellä yksittäisen työntekijän kohdalla tämän niin, että hänen tulee toimittaa jokaisesta sairauspoissaolosta lääkärintodistus ja jopa määrittää, että hän käy teidän työterveysasemalla saadakseen tämän todistuksen. Mutta sinulla pitää olla tähän perusteet, miksi vaadit tämmöistä käytäntöä. Voi esimerkiksi olla, että työntekijällä on paljon lyhyitä poissaoloja”, vastaan Katalle.
”Okei”, Kata vastaa ja kuulostaa mietteliäältä. ”Ja jos sinua epäilyttää omailmoitusmenettelyn pidentäminen, niin koeta uutta käytäntöä esimerkiksi pahimpien flunssa-aaltojen aikana. Voit esimerkiksi ilmoittaa, että 5 päivän tai 7 päivän omailmoitusmenettely on voimassa joulukuusta helmikuun loppuun, jonka jälkeen jatkuu 3 päivän omailmoitusmenettely. Se, että vaadit todistuksen jo ensimmäisenä päivänä, on ihan silkkaa hulluutta”, naurahdan.
”Niin tai sitten on näitäkin, että pitkä omailmoitusmenettely koskee vaikkapa flunssatyyppisiä sairauksia tai vatsatauteja, joissa poissaolot jäävät lähes aina alle omavastuuajan eli sen 1+9 päivää mittaisiksi. Ja muissa taudeissa sitten vaaditaan 3 päivän omailmoitusmenettely.
Mutta hei, mieti, mikä on teillä järkevintä ja selkeintä niille sinun ihmisille. Ettet tee tästä jotain byrokratian himmeliä”, totean vielä lopuksi.
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit:
- Et tee työnantajana mitään lääkärin- tai terveydenhoitajan todistuksella sairaudesta ennen omavastuuajan umpeutumista. Joudut joka tapauksessa maksamaan työntekijän palkan työsopimuslain 2. luvun 11 § mukaisesti sairastumispäivän ja 9 arkipäivän ajan eli 1+9 päivää. Alle kuukauden mittaisissa työsuhteissa maksat tältä ajalta lain mukaan 50 %:n palkan (muista tarkistaa, mitä omaa alaasi määrittävä työehtosopimus sanoo tästä).
- Sairauspäivärahan omavastuuaika alkaa siitä, kun työntekijä ilmoittaa sinulle sairastumisesta ja olet työnantajana määrittänyt, että työpaikalla käytetään omailmoitusmenettelyä. Et siis tarvitse tähän muita todistuksia! Katso omavastuuajasta Kelan sivuilta: ”Sairauspäivärahan omavastuuaika”
- Terveydenhuolto/sairaanhoito kuormittuu vähemmän, kun et vaadi lääkärintodistusta jo ensimmäisestä tai edes siitä neljännestä päivästä, jonka flunssa voi hyvinkin kestää. Jos työntekijöilläsi on työterveyshuolto, jossa on myös sairaanhoidon mahdollisuus, säästyy tietenkin myös rahaa (riippuen työterveyshuollon sopimuksestasi).
- Omailmoitusmenettelyllä osoitat luottavasi työntekijöidesi harkintakykyyn. Lisäksi niissä työpaikoissa, joissa on pidempi omailmoittautumisaika, on huomattu, että työntekijöiden poissaolot ovat lyhyempiä, kun he ovat saaneet itse määrittää tervehtymisensä. Jos lääkäri kirjoittaa 3-5 päivän sairauspoissaolon flunssaan tai vatsatautiin, tämä aika ollaan yleensä poissa, vaikka työntekijä olisi 4 päivän päästä täysin työkykyinen. Jos sen sijaan työntekijä on poissa omailmoitusmenettelyllä, hän tulee todennäköisemmin töihin jo neljäntenä päivänä, jos olo on työkykyinen.
- Voit määrittää pidemmän omailmoitusmenettelyn myös tietyksi ajaksi eli esimerkiksi flunssakaudeksi (joulukuun alku – helmikuun loppu) ja tämän jälkeen omailmoitusmenettely on taas lyhyempi. Tai voit määrittää pidemmän omailmoitusmenettelyn koskevan tiettyjä lyhytaikaisina pidettyjä tauteja eli flunssa, vatsatauti jne. Viesti näistä omailmoituskäytänteistä selkeästi, ettei jälkikäteen tule ongelmia! Esimerkiksi flunssakauden omailmoitusmenettelyn lähestyessä loppua muistuta tästä työntekijöitäsi.
- Ilmoitusmenettelyn on oltava tasapuolinen kaikille työntekijöille eli säännöt ovat kaikille samat. Tähän on kuitenkin poikkeuksensa. Yksittäisellä työntekijällä voi olla erilaiset säännöt perustellusta syystä. Voit siis vaatia häneltä lääkärintodistuksen jo yhdestä sairauspäivästä. Tämä menettely voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, jos työntekijällä on runsaasti lyhytaikaisia poissaoloja. Tämän todentaminen edellyttää tietenkin sinulta poissaolojen seurantaa. Lue ”Taas se on saikulla…” –postauksesta, miten voit puuttua sairauspoissaoloihin!
Yhteenvetona yksinkertaistaen:
- Omailmoitusmenettely voi olla 1-10 päivän mittainen eli sairauspäivärahan omavastuun ajan. Sinä määrität sen työnantajana ottaen huomioon työehtosopimuksen minimimääritteet (parempaa voit tarjota).
- Viesti omailmoitusmenettelyn käytänteistä työyhteisössä selkeästi. Ja kerran viestittyäsi viesti vielä. Ja joko sanoin, että viesti?
- Voit aina poiketa tästä käytänteestä yksittäisen työntekijän osalta, jos sinulla on siihen perusteet.
- Omailmoitusmenettely on HR-arjen helpottajasi sekä luottamuksen osoitusta työntekijöillesi -Luotatko sinä heihin?
Ja jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa HR-työkirjaasi oppeja blogista ainakin näistä kohdista:
2. Tunnen HR:n reunaehdot eli polunreunat.
6. Johdan työntekijäni suoritusta. Palkitsen, kiitän ja annan palautetta.
7. Pidän huolta työntekijäni hyvinvoinnista.
