”Taas on paperit hukassa. Pitäisi se kehityskeskustelu käydä Jeren kanssa. No, on se jossain kai sähköisenä. Hirveä etsiminen taas. Miten ihmeessä minä saan nämä järjestykseen!” Sami pohtii partaansa haroen. Olisi noloa kysyä Jereltä, mahtaako hänellä olla edellinen kehityskeskustelu tallessa.
”Tämä on niin käsittämätöntä, että tämmöiset paperit minulla on ihan totaalihukassa. Pystyn kuitenkin hallitsemaan ihan hyvin työkuviot, tilaukset, hankinnat ja vaikka mitä!” Sami puuskahtaa yhtiökumppanilleen Miralle. ”No joo, sinulla on kieltämättä kaikki yleensä järjestyksessä. Miten tärkeänä sinä pidät noita kehityskeskusteluja?” Mira kysyy Samilta. ”Mitä sinä tarkoitat? Että miten tärkeänä pidän? Totta kai on tärkeää pitää huolta ihmisistä ja hoitaa heidän asiansa siinä kuin vaikka talous tai ne hankinnat tai tilaukset”, Sami vastaa hieman närkästyneenä. ”Mutta silti sinulla on tuollaiset paperit ja muut hukassa?” Mira haastaa Samia. ”En minä tiedä! Ahdistaa jo!” Sami parkaisee.
Myöhemmin Mira ja Sami päättävät yhdessä selvittää, miten saisivat kehityskeskustelupaperit ja muut ”ruotuun ja järjestykseen”. He ovat pyrkineet toteuttamaan Lean-ajattelua johtamiseensa ja työskentelyyn, mutta tässä heidän oli pakko todeta, että Lean ei ollut yltänyt hr-toimintoihin. ”Aika paljon meillä taitaa olla hommaa, että saadaan nämäkin asiat hanskaan”, Sami toteaa, kun he ovat yhdessä kaivelleet esille jokaisen työntekijänsä aiemmat kehityskeskustelut ja muut dokumentit.
Siivousta Leanin ja 5S:n hengessä
”Mitä mieltä sinä olet, pitäisikö meillä olla joku hr-järjestelmä tähän?” Sami kysyy. ”Ehkä, mutta minusta meidän pitää ensin saada nämä henkilöstöhommat jotenkin kuosiin itselle. En minä ainakaan osaa nyt sanoa tarkalleen, että mitä me oikeastaan tarvitsisimme. Meillä on työajanseuranta ja palkanlaskenta ulkoistettu. Eikä meillä ole kuin 25 työntekijää. Pitäisi nyt vain skarpata jotenkin, ” Mira vastaa.
”Entä jos ihan vain lähdetään siitä, että siivotaan ja järjestetään Leanin hengessä?” Sami pohdiskee ääneen. ”Meinaatko että lähdettäisiin viidellä ässällä liikenteeseen? ” Mira naurahtaa. ”No itseasiassa kyllä!” Sami toteaa.
Mira ja Sami alkavat listata erilaisia suunnitelmia, dokumentteja, kokouskäytänteitä ja muita työvälineitä, joita heillä on henkilöstötoimintoihin liittyen. Niitä kertyy yllättävän paljon. Samalla he sorteeraavat näitä tarpeellisiin, hyvä olla olemassa ja tarpeettomiin seikkoihin. ”Voimmeko oikeasti sanoa, että joku käytäntö on tarpeeton? Entäs jos emme vain tiedä, että sellainenkin suunnitelma tai käytäntö on nyt vain pakollinen?” Sami mietiskelee.
Olisiko aika uudistua Kaizen-hengessä?
”Mitäs, Sami, jos tehtäisiinkin niin, että pysähdytään tähän ja pidetään vaikka sitten hukkakokous koko porukan kanssa ja kysytään näistä meidän mielestämme tarpeettomista käytänteistä meidän porukalta?”, Mira pohtii ja jatkaa: ”Samalla voisimme pitää näiden asioiden systematisoinnin ja siivouksen. Kun jokaiselta meiltä löytyy jotain henkilöstötoimiin liittyvää. Lisäksi minua kiinnostaisi oikeasti tietää, miten meidän porukka kokee esimerkiksi nuo kehityskeskustelut. Olisiko niitä aika uudistaa? Ollaan menty aika standardilla varmaan ja se pohjakin taitaa olla joku kopsattu. Pitäisikö miettiä meidän näkökulmasta hyvä malli tuohonkin?”
”Sinähän puhut järkeä, hyvä yhtiökumppani!” Sami naurahtaa. ”Todellakin meidän pitäisi miettiä nämä uusiksi. Ja kun on yhdessä systematisoitu ja siivottu, niin voidaan standardoidakin ja sopia seurannasta. Minä ehdottaisin, että otetaan tähän kaikkeen avuksi jokin HR-konsepti, jonka avulla voidaan järkeistää tätä pikku hiljaa ”kaizenisti”. Ja meillä pitäisi olla vähän kuin HR-taulu tai -työkalulaatikko, johon ripustellaan näitä asioita”, Sami naurahtaa. ”No, mitä me odotellaan? Kerro minulle, mistä löydämme tällaisen konseptin ja ei kun varaamaan kokousta porukoille”, Mira tokaisee iloisena.
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit
Miralle ja Samille voi ihan alkuun todeta vinkkinä, että ”Ota HR haltuun”-sivusto tarjoaa oivan työkalulaatikon tai seinätaulun tällaiselle työlle HR-polulla. HR-polkukonseptin pohjan saa jokainen HR-johtolangan tilaaja. Lisäksi vinkkejä työstämiseen löytyy kaikista blogipostauksista!
Mutta mitä Mira ja Sami ovat oikeastaan tekemässä ja miksi? He etsivät helpostusta HR-arkeensa, sillä heillä ei ole ollut minkäänlaista viitekehystä tekemisessään, mikä vaikeuttaa arkea. Tätä työtä he lähtevät viemään eteenpäin Lean-ajattelun yhden menetelmän eli ns. 5S:n mukaisesti. Lean on sinänsä kokonaisvaltainen ajattelumalli, mutta joskus voi olla ihan ok aloittaa jostakin! Jos Lean on käsitteenä sinulle vieras, tutustu siihen esimerkiksi näiden kirjojen avulla N. Modig & P. Åhlström: Tätä on Lean sekä S. Torkkola: Lean asiantuntijatyön johtamisessa.
Sorteeraus
5S -menetelmästä on helppo lähteä liikkeelle, sillä se luo ikään kuin pohjaa kaikelle kehittämiselle. 5S tarkoittaa sorteerausta, systematisointia, siivousta, standardointia ja seurantaa. Esimerkissä Mira ja Sami lähtevät ihan ensin sorteeraamaan erilaisia hr:ään liittyviä dokumentteja, suunnitelmia ja työkaluja, mitä heillä on. Tismalleen saman voisit tehdä esimerkiksi vaikkapa ulkovarastossasi, jossa säilytät erilaisia työkaluja. Mira ja Sami aloittavat oman prosessinsa siitä, että he käyvät läpi kaiken, mitä heillä on HR:ään liittyen. Sorteerauksessa työkalut, suunnitelmat, dokumentit yms. lajitellaan
- tarpeellisiin eli usein käytettäviin asioihin, jotka on hyvä olla mahdollisimman helposti saatavilla,
- hyvä olla olemassa oleviin asioihin, joita tarvitset silloin tällöin ja
- tarpeettomiin asioihin, joita et enää tarvitse, jolloin ne joutavat pois.
Sorteeraus:
Tarpeelliset eli usein käytettävät asiat, jotka on hyvä olla mahdollisimman helposti saatavilla
Hyvä olla olemassa olevat asiat, joita tarvitset silloin tällöin
Tarpeettomat asiat, joita et enää tarvitse, jolloin ne joutavat pois
Mira ja Sami eivät ole täysin varmoja, mitä he uskaltaisivat heittää pois, joten he haluavat ottaa tähän avukseen henkilöstöään. Tämä ei ole välttämätöntä, mutta samalla Mira ja Sami myös osallistavat henkilöstöään ja ehkä lähtevät kehittämään HR-prosessejaan, jotta ne olisivat kaikille selkeitä ja tarpeellisia. Esimerkiksi kehityskeskustelut saattavat usein olla tapa, jolla ei ole oikeastaan merkitystä työntekemiselle ja työntekijän kokemukselle ammatillisen toimijuuden tunteestaan, työstään ja työhyvinvoinnistaan. Kehityskeskustelut voivat parhaimmillaan olla tarpeellisia ja usein käytettäviä asioita, mutta jos ne alkavat kallistua tarpeettomiin seikkoihin, joita ei edes löydä kehityskeskusteluajankohtana, on niihin parempi tarttua ja miettiä uusia tapoja toimia.
Systematisointi
5S-menetelmän seuraavan vaiheen eli systematisoinnin avulla tavarat, asiat, työkalut ja dokumentit löytävät paikkansa. Mira ja Sami päättävät ottaa systematisoinnin avuksi HR-konseptoinnin tai ikään kuin työkalulaatikon. Tällainen on helppo luoda esimerkiksi ”Ota HR haltuun”-sivuston ja HR-Bootcampin HR-polun askeleiden avulla. Askeleet voivat toimia työkalulaatikoina, joista asiat löytyvät.
Siivous
Kolmas S eli siivous tehdään sorteerauksen yhteydessä, mutta myös päivittäin tai tarpeen mukaan riippuen siitä, miten esimerkiksi hr-toimintoihin ja -prosesseihin liittyviä asioita nousee esille. Tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi tietokoneen päivittäistä ”putsaamista” arkistoimalla ja poistamalla ylimääräisiä tai turhia tiedostoja. Tarvittavat hr-tiedot voi taas siirtää sopivaan ”työkalulaatikkoon”. Esimerkiksi alustavan lomapyynnön yksittäiselle päivälle voisi siirtää odottamaan askeleeseen ”Tunnen HR:n reunaehdot” ja sieltä vuosilomat-laatikkoon. Tämä voisi olla myös jonkinlainen ”päivittäiset juoksevat hr-asiat” -laatikossa. Mieti itsellesi siis toimiva ratkaisu!
Standardointi
Neljäs S eli standardointi ei ole välttämättä päivittäistä, vaan se tarkoittaa kolmen aikaisemman S:n toteutumisen varmistamista. Tämän voi tehdä esimerkiksi kuvaamalla prosessi tai työkaavio, mitä pitää tehdä päivittäin/säännöllisesti, jotta 5S:n menetelmä pysyy toimivana. Voit tehdä myös työkaavion sijaan muistilistan, miten tarkistaa, että kaikki on ns. paikallaan.
Seuranta/sitouttaminen
Viimeinen eli viides S on seuranta tai sitouttaminen. Tämä tarkoittaa sitä, että edellisiä vaiheita ylläpidetään, seurataan ja kehitetään edelleen tarvittaessa, jotta toimintatavat olisivat parhaat mahdolliset ja muodostuvat rutiineiksi. 5S-menetelmä ei ole siis kertaluontoinen tapahtuma, vaan se on jatkuvaa kehittämistä. Lean-ajattelussa jatkuvasta pienin askelin kehittämisestä käytetään termiä Kaizen.
Mihin tällaisen HR-toimintojen 5S-järjestelmän voisi rakentaa?
Isommilla yrityksillä intra ja sen yhteydessä olevat pilvipalvelut, kansiot ja muut ovat tietenkin toimivia. Erilaiset HR-järjestelmät ovat tarpeellisia isommissa yrityksissä. Tällöin työkalupakkeja rakentavat useimmiten HR-ammattilaiset.
Et kuitenkaan tarvitse välttämättä tällaisia muiden rakentamia apuvälineitä, vaan jo se, että asiat ovat järjestyksessä, voi riittää. Apua on jo tiedostojen järjestämisestä. Tarjolla on myös paljon erilaisia tietokantaohjelmia (esim. AirTable, Infinity, Microsoft Lists, SeaTable, Zenkit), joihin voi rakentaa ja joissa voi säilyttää erilaisia kaikkien yrityksen työntekijöiden käyttöön tarkoitettuja dokumentteja, suunnitelmia ja työkaluja.
Tällaisia tehdessäsi muista, että nämä eivät välttämättä sovellu työntekijöiden henkilökohtaisten tietojen säilyttämiseen, jos esimerkiksi GDPR-säännökset (GDPR=Euroopan yleinen tietosuoja-asetus) eivät näissä työvälineissä täyty. Henkilötietojen osalta sinun tulee muutoinkin käydä yhteistoiminnassa läpi, kuka ja ketkä saavat käsitellä erilaisia henkilöstötietoja yrityksessäsi (katso: Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 4 §).
Ja jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa HR-työkirjaasi oppeja blogista ainakin näistä kohdista:
1. Tiedän, mitä olen tekemässä henkilöstöjohtamisessani.
2. Tunnen HR:n reunaehdot eli polunreunat.
10. Kehitämme yhdessä työtä ja toimintaa!
