”Mikä tässä nyt taas mättää? Ei tämä voi olla näin vaikeaa!” Sanna puuskahtaa. ”Mitä sinä huokailet?” Repe kysyy. ”Meillä ei ikinä tehdä mitään uudistuksia, mikään ei etene, eivätkä hommat toimi. Vähän pitäisi olla kaikilla joustavuutta ja osata tehdä asioita uudella tavallakin”, Sanna alkaa paasata. ”Noh, voithan sinä vain alkaa tekemään uudella tavalla vai?” Repe kysyy vähän ihmetellen ja jatkaa: ”Niin minä teen, eikä Heli ole ikinä sanonut, että olipa huono juttu.”
Keskustelun jälkeen Sanna lähtee esihenkilönsä, Helin, luo. ”Olisiko sinulla hetki aikaa jutella?” Sanna kysyy. ”Juu, tottakai!” Heli vastaa iloisena. Sannan epäröivän ilmeen nähdessään Heli kysyy hieman huolestuneena: ”Onko jotain vialla? Haluatko jutella jostain erityisestä?”
”Minusta tuntuu, ettei mikään etene. Aina jos minä tai joku muukin ehdottaa jotain, niin joku sanoo, ettei näin voi tehdä, tuota on jo koetettu tai ei se noin toimi. Kukaan ei tartu kehittämisehdotuksiin”, Sanna sanoo ja jatkaa vielä: ”Ja sitten Repe sanoi minulle tänään, että miksen vain ala tekemään asioita uudella tavalla. Näin hän kuulemma tekee. Etkä ole kuulemma sanonut, ettei voisi tehdä niin. Miksi minulla on sitten tämmöinen tunne?”
Valmentavaa nykytilan kartoitusta
”Ahaa… ja okei”, Heli toteaa ja jää odottamaan, jatkaako Sanna vielä pohdintaansa. ”Tuntuu, ettei ole lupa tehdä. Olen epävarma siitä, mitä voi tehdä ja yrittää. Ja miten saan toisetkin mukaan? Jos vain yksin koettaa jotain uutta työ- tai toimintatapaa, niin siitä ei saa oikeasti kunnon kuvaa, miten se toimii”, Sanna kertoo.
”Okei, mitä sinä haluaisit tarkalleen ottaen tehtävän?” Heli kysyy Sannalta. Sanna kertoo laveasti esimerkin, kuinka hän olisi halunnut yksinkertaistaa prosessia, muttei saanut siihen ketään muuta mukaan. ”Jos saisit elää tuon hetken uudestaan, niin mikä olisi tavoitteesi siinä?” Heli kysyy. Ja Sannahan kertoo!
Sannan lopetettua Heli tarkentaa Sannalta, onko vielä jotain, mitä hän voisi tavoitella tuollaisessa tilanteessa. Sanna ei enää keksi mitään ja Heli kysyy seuraavaksi: ”Miltä sinun työsi näyttäisi, jos olisit saanut nuo kertomasi asiat käytäntöön?” Jälleen Sanna innostuu kertomaan ajatuksiaan.
”Jos tuo kuvaamasi on todella tavoitteesi ja ideaalitila, niin onko jotain, joka on jo auttanut sinua kohti sitä? Ja mitä se voisi olla?” Heli kysyy taas. ”Itse asiassa on auttanut. Se keskustelu Repen kanssa! Kun hän käski tulla juttelemaan sinun kanssasi”, Sanna naurahtaa. Helikin hymyilee.
Vaihtoehtoisia ratkaisuja ketterästi
”Kerro minulle vielä, millaisia vaihtoehtoja sinulla olisi ratkaisuksi sille, että saisimme kehitysideat käyttöön?” Heli kysyy. Sanna miettii hetken. Sitten hän sanoo: ”Onhan niitä vaihtoehtoja. Meillä voisi olla idealaatikko.
Voisimme yhdessä käydä siihen tulleita ideoita läpi vaikka kerran kuussa tai miten nyt sovitaan. Tai vaikka aina, kun joku idea tulee. Eihän sen tarvitse olla mikään fyysinen laatikko, vaan vaikka sähköpostitse laitettu idea. Kaikki ideat pitäisi myös ottaa käsittelyyn!”
Sanna hiljenee taas ja jatkaa sitten: ”Minusta olisi aika hauska, jos jokaista ehdotettua ideaa pitäisi koettaa esimerkiksi kaksi viikkoa. Jos ei toimi, niin jatkokehitetään yhdessä tai sitten rohkeasti hylätään, jos kukkan ei innostu asiasta. Ja jos idea toimii, niin käyttöön vain!” Sitten hän vielä jatkaa innostuneena: ”Jos meillä olisi työnvaihtoviikot! Tai mahdollisuus varjostaa toisen työtä eli saisi luvan kanssa seurata, miten toinen tekee työtään. Siinä oppisi itse varmasti ja voisi kertoa toiselle omia huomioitaan hänen tekemisestään. Tämä kaikki tietenkin rakentavassa hengessä eli meillä pitäisi olla tähän pelisäännöt.”
Mitä aiot tehdä seuraavaksi?
”Sinultahan löytyy ideoita vaikka kuinka paljon” Heli nauraa ja kysyy Sannalta: ”Mitäs seuraavaksi? Miten lähdet viemään näitä asioita eteenpäin?” Sanna kysyy hämmentyneenä: ”Meinaatko, että näin voisi oikeasti tehdä?” ”Kyllä! Ja haluan kuulla, miten sinä lähtisit viemään näitä eteenpäin ja miten minä voisin olla siinä sinun apunasi?” Heli kysyy. ”Ai, minä saisin lähteä viemään eteenpäin. Siis minä? No oikeastaan aika vau!” Sanna toteaa.
Sanna kertoo tämän jälkeen toivovansa, että tavasta lähteä viemään pieniä kehittämisideoita sovittaisiin yhdessä. Lisäksi hän haluaisi lähteä liikkeelle kaikenlaisten ideoiden ja toimintatapojen testauksesta esimerkiksi kahden viikon ajan. Tämän jälkeen tiimipalaverissa sovittaisiin, onko ideoista jatkoon vai ei.
”Selvä, miten on, otatko vastuullesi kutsua tiimi koolle ja ehdottaa tätä heille?” Heli kysyy. ”Joo!” Sanna toteaa ja sanoo sitten empien: ”Entä jos muut eivät innostu tästä?” ”Sehän on aina mahdollista. Miten esittäisit tämän niin, että he innostuvat? Ja miten pidät kiinni itse tuosta innostuksestasi ja päättäväisyydestäsi, että tämä on kannatettava juttu?” Heli haastaa vielä Sannaa.
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit
Jätetään Sanna ja Heli pohtimaan, miten he saavat kollegansa mukaan kehittämistalkoisiin. Jos olet tutustunut coachaukseen ja/tai valmentavaan johtamiseen, huomasit ehkä, että Heli käytti Sannan kanssa jutellessaan GROW-mallia eli valmentavan johtamisen dialogin rakennemallia.
GROW, ketteryyttä ja valmentamista
GROW- malli eli valmentavan johtamisen dialogin ohjaamisen malli on kehitetty jo 1980-luvun lopulla. Se koostuu neljästä osasta, jotka ovat:
G (Goal) eli tavoitteet (Mitä sinä haluat?)
R (Reality) nykytilanne (Missä sinä olet nyt?)
O (Options) vaihtoehtoja (Mitä voisit tehdä?)
W (Will) eli tahto/yhteenveto (Mitä voit/haluat/päätät tehdä asian edistämiseksi/seuraavaksi?)
GROW on ehkä helpoimpia tapoja lähteä harjoittelemaan valmentavaa johtamista ja/tai coachausta. Sinulla ei tarvitse, eikä pidäkään olla vastauksia kaikkiin työntekijöidesi, omien ihmistesi, kysymyksiin. Useimmiten kysyjä on saattanut jo pohtia ratkaisuja ja vaihtoehtoja, mutta hän ei ole välttämättä osannut täsmentää niitä ja miettiä, miten lähteä eteenpäin.
GROW-mallia voit käyttää myös itsesi kanssa keskusteluun eli voit ”koutsata” itse itseäsi.
Pienin askelin kehittäminen
Pienin askelin kehittäminen lienee lähtöisin SCRUM -projektinhallinnan viitekehyksestä, jota käytetään erityisesti ICT-kehittämisessä, mutta se on kelpo kehys muuhunkin kehittämistyöhön.
Yksinkertaistaen scrumissa on tavoitteena kehittää pikkuhiljaa tuotteita tai palveluita useiden eri kehitysjaksojen aikana. Tällainen kehitysjakso eli ”sprintti” on noin 1-4 viikon mittainen. Tässä ajassa tuotetaan yksi versio tuotteesta tai palvelusta, jonka voi ottaa käyttöön ja jälleen kehittää sitä eteenpäin uudessa ”sprintissä”. Välissä tarkastellaan sovituissa suunnittelupalavereissa, miten jatketaan, mitä muutetaan ja mitä säilytetään.
Pikkuhiljaa kehittämisen käsite on myös ”ketterä eli agile” kehittäminen. Ketteryys ei ole varsinaisesti mikään malli tai viitekehys, vaan se on ennemminkin ehkä tapa toimia ja reagoida. Erityisesti ketteryys sopii toimintatavaksi, jos tuloksesta ei ole selvyyttä. Silloin parannetaan käytäntöjä, opitaan ja kehitetään yhdessä uutta. Virheiden ja erheiden pelko unohdetaan!
Helin ja Sannan keskustelussa Sanna ehdotti Helille, että he lähtisivät avoimesti kokeilemaan erilaisia ideoita esimerkiksi kahden viikon ajan. Tämän jälkeen tarkasteltaisiin, onko ideasta käyttöön sellaisenaan tai jatkokehitykseen. Vai onko se kaikkien mielestä sellainen, ettei siihen juuri nyt kannata panostaa? Tämä on eräänlainen SCRUM -prosessi tai ainakin ketterää kehittämistä. Nämä käsitteet eivät siis ole vain ICT-toimintojen omistamia, vaan käytettävissä kaikessa kehittämisessä!
Ole siis ”agile” ja ota rohkeasti pienet askeleet käyttöön! Pieni -tai vähän isompikin askel- voisi olla esimerkiksi työyhteisön kehittämissuunnitelman tekeminen yhdessä. Mallia löydät blogipostauksesta: ”Työyhteisön kehittämissuunnitelmasta voimaa”
Ja jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa HR-työkirjaasi oppeja blogista ainakin näistä kohdista:
6. Johdan työntekijäni suoritusta. Palkitsen, kiitän ja annan palautetta.
10. Kehitämme yhdessä työtä ja toimintaa!
11. Luomme yhdessä ilmapiirin ja yrityksen kulttuuria.
