”Miksi ne on laittaneet jonkun aloittelijan tekemään tuommoista?” kysyy 12-vuotias minulta. Seisomme Islannissa Keflavikin lentokentän Priority-lähtöselvityksessä. Edellämme on neljä seuruetta. Tiskillä palveltavina olijat ovat seisoneet siellä jo reilun vartin. Koko ajan näyttää tapahtuvan jotakin. Asioita selvitellään, mutta jono ei liiku. Virkailijoita on kaksi. Vieressä oleva normaali lähtöselvitysjono liikkuu tasaisesti, mutta pitkähän se on…
Lopulta edessämme olevan seurueen mies lähtee kysymään mikä maksaa. Hekin näyttävät tympääntyneiltä ja niin varmasti takana olijammekin. Ärsyttää. Miehen tullessa takaisin paikalleen kuulemme, että tiskillä on ongelmia laukkujen selvityksen kanssa. Odotamme edelleen. Lopulta jono nytkähtää eteenpäin, kun nuoremman virkailijan palvelemat henkilöt pääsevät eteenpäin.
Edelleen kaikki tuntuu kestävän. Vanhempi virkailija lähtee hakemaan lippuja muualta ja tulee takaisin. Me kaikki seuraamme jonossa näitä tapahtumia ja ärsyynnymme. Ei voi mitään, mutta ärsyttää! Miksei tähän tulee ketään muita, jos yhden seurueen asioiden selvittäminen kestää näin kauan? Välillä kolmas henkilö käy näpyttelemässä konetta, kun nuorempi virkailija kutsuu häntä hänen kulkiessaan ohi. Sitten kolmas henkilö vain lähtee.
Taas nitkahdus ja yksi edeltämme pääsee lähtöselvitykseen. 12-vuotias näyttää tehneen oikean tulkinnan. Nuorempi virkailija on selvästi hieman hukassa. Vanhempi virkailija selvittää edelleen saman seurueen asioita, joita hän on selvittänyt jo jonoon saapumisestamme saakka.
Enää kaksi seuruetta ennen meitä! Aikaa on mennyt puolisen tuntia. Lopulta meitä edeltävä seurue menee nuoremman virkailijan tiskille. Hetken päästä vanhempi virkailija ottaa meidät vastaan saateltuaan vihdoin hänen palvelemansa seurueen matkaan.
Itku
Annamme passimme ja muut dokumentit virkailijalle ja hän ryhtyy nopeasti töihinsä. Huomaan sivu silmällä, kuinka nuorempi virkailija pyörittelee käsissään oranssia lappua. Hän sovittelee sitä meitä jonossa edeltävän seurueen isoon laukkuun, muttei tunnu keksivän, mitä sille pitäisi tehdä. Lopulta hän kääntyy kysymään meitä palvelevalta virkailijalta asiaa.
Meidän virkailijamme painelee jotain nappuloita, ottaa tulostimesta tarranauhaa. Sitten hän nappaa nuoremmalta virkailijalta oranssin lapun ja laittaa ripein ottein tulostamallaan tarranauhalla oranssin lapun kiinni matkalaukun kantokahvaan. Laukku aloittaa hihnalla matkansa. Sitten hän palaa takaisin palvelemaan meitä.
Kuluu lyhyt hetki ja huomaan nuorella virkailijalla olevan toisen laukun kanssa saman ongelman kuin aiemmin. Hän pyörittelee hämmentyneen näköisenä oranssia lappua käsissään. Keskityn meidän lähtöselvitykseemme.
Me palveltavina olevat emme puhu mitään. Minua alkaa säälittää tuo nuori nainen ja itselläkin kihoaa kyyneleet silmiin. Olen myötätuntoitkijä.
Samassa meitä palveleva virkailija siirtyy yhtäkkiä nuoremman virkailijan luo. Nuorempi nainen on kääntynyt tuolillaan selkä hänen palvelemaansa seurueeseen päin. Huomaan, kuinka kyyneleet valuvat hänen silmistään. Meidän virkailijamme silittelee tämän nuoren virkailijan kättä, juttelee rauhoittavasti. Näyttää siltä, että hän pyytelisi anteeksi.
Sitten vanhempi virkailija menee tulostimelle, selittää jotain, tulee nuoremman virkailijan luo ja näyttää rauhallisesti samalla kertoen, miten tuo oranssi (ilmeisesti laukun painosta johtuva?) lappu laitetaan tarranauhalla kiinni laukkuun. Tämän jälkeen hän pitää vielä nuorempaa virkailijaa käsistä, juttelee hetken rauhoittavasti. Lopulta nuorempi virkailija jo naurahtaa ja nyökäyttää päätään.
Me palveltavina olevat emme puhu mitään. Minua alkaa säälittää tuo nuori nainen ja itselläkin kihoaa kyyneleet silmiin. Olen myötätuntoitkijä.
Meidän virkailijamme palaa palvelemaan meitä. Nuorempi virkailija saa palveltua edellämme olleet. Hän hymyilee kyyneleet silmissä. Sitten nuorempi virkailija sanoo taas jotain vanhemmalle ja tämä nyökkää. Nuorempi virkailija lähtee tauolle.
Mitä tapahtui?
Virkailijamme kertoo meille, että nuori nainen on ensimmäistä päivää töissä. 12-vuotias oli siis oikeassa! Puoliso toteaa virkailijalle, että järjestelmien opetteluun menee tosi paljon aikaa. Virkailijamme kertoo, että heidän normaalisti käyttämänsä Icelandairin järjestelmä on ihan erilainen kuin Finnairin ja siksi tämä on haastavaa.
Saamme lähtöselvityksen tehtyä. Minua hävettää ärtymykseni jonossa. Toinen on ensimmäistä päivää töissä ja varmasti saanut jo ennen meitä kuulla jonon liikkumattomuudesta, mutta siinä vaiheessa on pokka vielä pitänyt.
Toivomme perheemme kanssa, ettei tämä ollut tuon nuoren virkailijan ensimmäinen JA viimeinen työpäivä täällä. Jo siksi, että kokemus oli tuollainen. Ihmettelemme, miksi tälle nuorelle virkailijalle ei ollut laitettu perehdyttäjää, jolla olisi ollut koko ajan mahdollisuus olla auttamassa häntä. Tuntuu lähes edesvastuuttomalta heittää uusi työntekijä suoraan syvään päätyyn.
Siitä tulee mieleen omia kokemuksiani nuoruudesta…
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit
Perehdytyksen puutos saattaa todella olla tekijä, jonka takia uusi työntekijäsi on samana päivänä töissäsi ensimmäisen ja viimeisen päivän. Jokainen pitää toivottavasti huolta siitä, että uudelle vakituiselle työntekijälle tai pidemmäksi ajaksi määräaikaiselle järjestetään kunnollista perehdytystä.
Parasta olisi, että työnantajana ja esihenkilönä varaisit itseltäsi tähän tärkeään työhön riittävästi aikaa. Aina se ei ole mahdollista, joten perehdytys on delegoitava muille. Tämänkään ei pidä olla huikkaus ”Meille tulee uusi työntekijä, perehdytä hänet hommiin”, vaan käy läpi perehdyttäjän kanssa, mitä hänen tulee käydä läpi uuden ihmisen kanssa.
Perehdytys onnistuu parhaiten, kun käytössäsi on perehdytyssuunnitelma, jonka olet tehnyt etukäteen. Käy suunnitelma läpi uuden ihmisen kanssa ja täydentäkää yhdessä perehdytyssuunnitelmaa. Voi olla, että uusi työntekijäsi omaksuu toiset asiat tuosta vain ja toiset vaativat enemmän aikaa. Erilaiset perehdytyksen muistilistat ovat myös hyviä apuvälineitä.
Luonnollisesti työstä ja tehtävistä riippuen perehdytyksen kesto vaihtelee. Henkilökohtaisesti olen tullut siihen tulokseen, että asiantuntija-/johtotehtäviin toki pääsee sujahtamaan nopeastikin, mutta tietynlainen hallinnan tunne ja hiljaisen tiedon kertyminen, jota tarvitsee voidakseen sanoa olevansa todella asiantuntija ja/tai johtaja, kestää vähintään vuodesta kahteen. Toki näin kauan ei voi olettaa kenenkään olevan vain ”perehtyjä”, mutta todellisen arvon saattaa saada työntekijästä vasta tämän ajan kuluessa.
Uusissa työsuhteissa kannattaa aina sopia koeajasta, jonka aikana näet, miten perehtyminen ja sopeutuminen lähtee sujumaan. Koeajan maksimipituus on kuusi kuukautta tai jos määräaika on alle vuoden mittainen, niin puolet määräajasta (esimerkiksi kahdeksan kuukauden määräaikaisessa työssä koeaika voi olla neljä kuukautta). Koeaika voi pidentyä esimerkiksi perhevapaiden tai sairauspoissaolojen takia. Muista kertoa tästä työntekijälle. Koeaika määräytyy työsopimuslain mukaan: Työsopimuslaki, 4 § Koeaika.
Hyvin lyhyet työsuhteet ja keikkalaiset
Mietin Keflavikissa ollessani, oliko tuo nuori virkailija joutunut ns. keikkalaisena tai ehkäpä kesätyöntekijänä tuollaiseen paikkaan ilman perehdyttäjää työntekijäpulan takia. Esimerkiksi ravintola-alalla, kaupan alalla ja hoitotyössä keikkalaiset saattavat tulla paikkaamaan yllättäen sairastunutta työntekijää.
Mitä näissä tilanteissa voisi sitten tehdä? Heittää työntekijäsi syvään päätyyn ja toivoa, että hän selviää? Olen itse ollut nuorena vastavalmistuneena sairaanhoitajana keikkatöissä hoitoalalla. Nämä ”syvään päätyyn” heitot olivat sellaisia, että toiste en samaan paikkaan mennyt, vaikka pyydettiin. En tiedä, miten työntekijäpula ratkaistaan, mutta ainakaan se ei hoidu sillä, että vuoron paikkaaja ei enää ikinä halua tulla keikalle.
Ensimmäisen työpäivän perehdytys, mitä voit ainakin tehdä?
Huolehdi siitä, että työtiloista on esimerkiksi printattuna pohjapiirros, johon on merkattu muun muassa ravintolan pöydät, tiski yms. Hoivaosastolla pohjapiirroksessa ovat huoneiden sängyt ja muut potilastilat. Mieti tarve oman alasi mukaan.
Työvuoron rytmi ja kulku (esim. avaamis- ja sulkemisajat, ruokailuajat, lääkkeidenjako, hoivatoimet jne.) tulisi myös antaa printattuna versiona (ellei tästä sitten ole erillistä ohjelmaa esimerkiksi tabletilla, jota voi kantaa mukana). Turvallisuusohjeet on käytävä läpi työntekijän kanssa!
Mielestäni erilaiset epämääräiset perehdytyskansiot eivät toimi. Lyhytaikaisilla keikkalaisilla ei ole aikaa lueskella perehdytyskansioita tai kanniskellä tällaista järkälettä mukanaan. Printtaa etukäteen keikkalaisia varten tärkeimmät asiat (eli esim. pohjapiirros, työvuoron kulku ja turvallisuusohjeet) tai tee näistä pieni, helposti luettava ja omaksuttava vihkonen, jonka voi ottaa mukaan.
Anna yksin paikalla olevalle keikkalaiselle puhelinnumero, josta kysyä apua, jollei sinulla ole mahdollisuutta järjestää hänelle kokeneempaa työparia. Varmista myös, että numeroon vastataan!
Olen itse ollut parissakin kaoottisessa tilanteessa, jossa yritin soittaa apua. Kukaan ei vastannut. Toisessa tapauksessa nostin lattialta yli 130 kiloista jalatonta miehen järkälettä, enkä itse tuolloin painanut edes puolta miehen painosta. Jälkikäteen sain mieheltä kehuja ja kiitosta, mutta itseäni puistattaa vieläkin. Tilanteessa olisi voinut käydä huonosti, eikä kukaan vastannut minulle! Tuosta tapahtumasta on lähes 25 vuotta.
Juttele keikkalaisen kanssa työvuoron jälkeen (viimeistään päivän tai parin päästä), miten työvuoro meni, jäikö jokin kaivelemaan. Voit myös tarjota työntekijälle jälkikäteen työvuoroa, jonka tarkoituksena olisi se, että hän pääsisi rauhassa perehtymään työtiloihin ja työtehtäviin, jos ensimmäinen kokemus on ollut haastava. Voihan olla, että tämän jälkeen saat hänestä lentävän alun jälkeen oivan tuuraajan jatkoa ajatellen!
Ja jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa HR-työkirjaasi oppeja blogista ainakin näistä kohdista:
4. Uusi työntekijäni aloittaa!
5. Autan työntekijääni vahvistamaan osaamistaan.
7. Pidän huolta työntekijäni hyvinvoinnista.
