”Terve, täällä on Kalle Jokinen. Olen nyt vertaillut useita työnantajatarjouksia ja olen päätymässä valitsemaan työnantajakseni sinut. Soitatko minulle mahdollisimman pian, niin voimme sopia yksityiskohdista ja perehdytyksestä?” Kalle sanelee viestin vastaajaan.
Puolen tunnin päästä Kallen jättämästä viestistä Eemil soittaa Kallelle: ”Täällä on Eemil Viisikuuskasista, terve! Kuuntelin juuri viestisi ja päätin soittaa sinulle heti. Pahoittelen, etten vastannut soittaessasi. Huomasin kyllä, että soitat, mutta olin juuri pohtimassa meidän talousasiantuntijamme kanssa laskutusjärjestelmän uusimista.”
”Tuohan kuulostaa hyvältä!” Kalle toteaa Eemilille ja jatkaa: ”Siis sekä järjestelmän uusiminen, jos siinä on tehostamista, että myös se, ettet vastaa puheluihin, jos olet samalla hetkellä keskustelemassa työntekijäsi kanssa. Ikävintä mitä voi olla, on se, että puhelimen soiminen priorisoituu aina kaiken muun edelle. Tämä osoittaa sitä, että pidät juuri sen hetkistä keskustelua ja työntekijääsi arvossa.”
Ikävintä mitä voi olla, on se, että puhelimen soiminen priorisoituu aina kaiken muun edelle.
Eemil henkäisee hämmentyneen iloisena. Hän on saanut välillä kuulla, että hänen pitäisi vastata puheluihin nopeammin. Tässä tuleekin nyt toisenlainen näkökulma asiaan. Hän on entistä vakuuttuneempi, että Kalle olisi heille loistava tyyppi!
”Niin, kiitos tosiaan työnantajatarjouksestasi. Se oli todella selkeä. Ja kun kävimme aiemmin keskusteluja työstä, palkkauksesta, kehittymisestä ja kehittämisestä sekä Viiskuuskasin yrityskulttuurista, niin kyllä tämä minun paikkani olisi. Oletko edelleen sitä mieltä, että voisimme olla hyvä matchi?” Kalle kysyy Eemililtä.
”Kiitos samoin, useat keskustelumme vakuuttivat minut työnantajarekryilmoituksesi lisäksi. Olet oikein tervetullut Viiskuuskasilaiseksi!” Eemil vastaa innokkaasti.
Työn aloittamisesta sopiminen
”Minulla on lähettämäsi Viiskuuskasin työsopimusmalli, joka vaikuttaa siltä, mistä olemme keskustelleetkin. Voisin aloittaa kolmen viikon päästä, jolloin saan nykyiset sitoumukseni päätettyä. Miltä aikataulu kuulostaa kannaltasi?” Kalle kysyy.
”Tietenkin haluaisimme sinut vaikka heti, mutta ymmärrän, ettet voi aloittaa heti. Miten on, haluatko perehtyä Viiskuuskasiin kuitenkin jo aiemmin ja miten voisimme tukea aloittamistasi?” Eemil kyselee.
”Ehdottomasti haluan! Toivoisin, että voisit lähettää perehdytysmateriaalin minulle sähköisesti. Toki sekin sopii, että sovimme ajankohdan, jolloin tuot sen minulle tai minä haen sen teiltä jostain paikasta, jos satun liikkumaan siellä päin.” Kalle sanoo.
Perehdytys ennen työsuhteen alkua
”Meillä on kaikki materiaali sähköisesti. Työsopimuksenkin voimme allekirjoittaa sähköisesti, joten meidän kummankaan ei tarvitse lähteä erikseen minnekään”, Eemil sanoo.
Hän jatkaa edelleen: ”Työvälineet eli tehokannettavan, avaimet tänne toimistolle ja muut meidän uusille tarkoitetut välineet ja materiaalit, saat lähetyksenä kotiisi viikkoa ennen aloittamistasi.”
”Tähänhän liittyy sitten näin työnantajan puolelta meillä se, että ennen tätä sinun tulisi täyttää sähköinen uuden työntekijän terveystarkastus ja tietenkin se työsopimus pitää olla allekirjoitettu. Ilmoitan työterveyteen tietosi, niin he ottavat yhteyttä sinuun”, Eemil kertoo Kallelle. ”Niin ja jos tarvitset muita työvälineitä kuin kotiisi saamasi, niin katsotaan ne yhdessä sitten, kun aloitat. Tai laita pakettimme saatuasi ja sen nähdessäsi viestiä, jos tarvitset jotain erityistä. Tiedät ammattilaisena, mitä työsi edellyttää.” Eemil jatkaa.
Yksilöllistäminen
”Tämä on täysin ymmärrettävää, enkä ottaisi mitään vastaan ilman sopimusta”, Kalle naurahtaa. ”Kysyisin tuosta terveystarkastuksesta eli onko siinä mahdollisuutta saada kattavaa palautetta ja esimerkiksi kunto-ohjelman päivitystä?”
”Minä uskoisin, että kyllä on, jos haluat tällaista. Olemme ottaneet sähköisen tarkastuksen käyttöön siksi, että jokainen pohtisi omaa hyvinvointiaan. Tämähän ei ole edes pakollinen, kun kyseessä on toimistotyö. Meillä ei ole työssä erityistä vaaraa aiheuttavia tekijöitä. Olemme kuitenkin halunneet pitää tämän käytännön ja edellytämme, että se käydään ennen työn aloitusta, jotta se tulee käytyä”, Eemil vastaa.
”Hienoa ja varmaan pääsen myös tarkempaan syyniin, jos haluan tai on tarvetta?” Kalle kysyy. ”Toki, laita vain minulle viestiä, jos tällaiseen päädyt, niin ilmoitan työterveyteen, että asia on ok. Ilmoitan joka tapauksessa, että voitte katsoa kunto-ohjelmasi tässä samalla”, Eemil vastaa.
”Kertaan vielä eli aloitan kolmen viikon päästä maanantaina työt. Tätä ennen laitat minulle työsopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi. Työterveydestä otetaan minuun yhteyttä. Kunto-ohjelmani tarkistaminen on ok. Ja jos siellä nähdään tai näen tarvetta tarkempaan syyniin, niin pyydän, että työterveydestä ottavat sinuun yhteyttä ja asia hoituu. Ja työsopimuksen ja sähköisen työterveystarkastuksen kuittausten jälkeen saan viikkoa ennen aloittamistani työvälineet kotiin ohjeineen. Ja sinä laitat perehdytysmateriaalin tulemaan?” Kalle kyselee.
Eemil vastaa: ”Näin teemme. Meillä on muuten perehdytys hoidettu virtuaalitiloissa. Pääset tutustumaan virtuaalisesti meihin kaikkiin ja toimistomme tiloihin. Siellä on myös opastettu kaikki turvallisuusasiat ja muut. Tämä on ollut meistä hyvä ratkaisu, että jokainen joka meille tulee, tuntee tulevansa tuttuun paikkaan sitten, kun tapaamme livenä. Saat toki myös ihan kirjallisena perehdytystä ja sitten kun aloitat, niin jatketaan hommaa! Se on myös täysin ok, jos et ehdi näihin perehtyä ennen aloitusta. Perehtymisen voit aloittaa myös tullessasi meille.”
Työntekijän oma perehdytyslista työnantajalle
”Loistavaa! Uskon, että meidän yhteistyöstämme tulee onnistunutta. Tutustun tuohon materiaaliin. Laitan sinulle oman perehdytyslistani, jota edellytän työnantajalta. Kuulostaa kuitenkin siltä, että moni asia on tässä tullut jo sovittua. Työsopimuksessa ja keskusteluissamme tulikin jo selväksi palkkauksen ja palkitsemisen rakenne ja periaatteet sekä työajat ja muut työsuhteen ehdot eli niistä ei nyt tarvitse sen enempää jutella. Mietin itsekin tuota perehdytyslistaani siltä kannalta, että miten lähdetään liikkeelle, kun aloitan.” Kalle toteaa.
”Hyvä homma! Soittele tai laita viestiä, jos jokin jäi mietityttämään tai toivot minun voivan auttaa jo ennen aloittamistasi. Minä laitan täällä pyörät pyörimään ja sovitut käyntiin. Voinen kertoa täällä jo laajemmin, että hyväksyit tarjouksemme? Moni on odottanutkin jo, että miten tämä etenee. Osan porukan kanssa oletkin jutellut jo keskustelujemme yhteydessä, kun halusit kysellä heiltä, millaista täällä on työskennellä”, Eemil sanoo.
”Saa kertoa, että täältä tullaan! Hienoa päästä mukaan teidän remmiin! Olen koko ajan vakuuttuneempi, että tämä oli paras valinta. Jään nyt odottamaan sopimusta ja yhteydenottoja. Tarvinnet henkilötietojani vielä?” Kalle kysyy.
”Joo, tämä melkein unohtui kertoa! Pyydän Aaroa laittamaan sinulle lomakkeen, jolla voit tietoturvallisesti ilmoittaa henkilötietosi ja pankkitilisi numeron. Ja se verokortti tietenkin eli lähetä se samalla, jollet sitten pyydä verottajaa lähettämään sitä suoraan meille”, Eemil vastaa.
”Sittenpä asia on selvä ja minä jään lopettelemaan entisiä ja odottamaan tulevaa.” Kalle sanoo.
”Vielä kerran, hienoa, että tulet meille. Oikein lämpimästi tervetuloa!” Eemil sanoo vielä puhelun lopuksi.
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit
Tarinan Eemil, Viiskuuskasin toimitusjohtaja, oli huomannut Kallen työnantajahakuilmoituksen. Voit lukea tähän liittyen blogipostauksen ”Haen työnantajuutta”. Tässä postauksessa ei tosin ole kyseessä Kallen haku, mutta vastaava tapaus!
Olisiko tällainen maailma mahdollinen? Työsopimuksen syntyminen on kahden kauppaa eli myös työntekijällä on mahdollisuus vaikuttaa. Käytännössä työnantaja on kuitenkin usein se, joka sanelee ehtoja sen jälkeen, kun rekrytointi on tehty ja työntekijä on päättänyt ottaa vastaan työtarjouksen.
Työnantajalla voi olla valmiit perehdytysprosessit, joiden mukaan edetään tai sitten niitä improvisoidaan työntekijän tullessa eli mitään ei ole oikeastaan suunniteltu. Voi olla, ettei rekrytoivalla esihenkilöllä ole oikein edes ymmärrystä, miten työntekijän perehdytys hänen omaan työhönsä tapahtuu, koska esihenkilö ei välttämättä tätä hoida. Voi olla vaikea vastailla työntekijän kysymyksiin perehdytyksestä, vaikka kuinka hyvät perehdytysprosessit valmiina. Voisiko tällaisessa tilanteessa ajatella, että uusi työntekijä keskustelisi jo ennen työn aloittamista tulevien lähikollegoidensa, tiiminsä tai edeltäjänsä kanssa? Olisiko sinusta mahdollista antaa vastuuta tällaisesta työntekijöillesi, omille ihmisillesi? Uskaltaisitko?
Perehdytystäkin on yksilöllistettävä
Jos ajattelet, että yrityksessäsi tai edustamassasi organisaatiossa on perehdytysprosessi kunnossa, kysy vielä kerran, onko? Olen itse ollut tilanteessa, jossa minulle oli suunniteltu perehdytysprosessi, jonka takia mietin pitkän aikaa, olenko tullut oikeaan paikkaan töihin. Tämä johtui yksinkertaisesti siitä, että olin em. tehtävään ammattilainen, enkä kaivannut niin yksityiskohtaista ammatillista perehdytystä. Minulla oli selkeä kuva, mitä tehtävässä tulee tehdä ja olisin halunnut päästä tekemään ja kehittämään sitä tehtäväaluetta, mihin minut oli palkattu. Suurempien linjojen perehdytys olisi ollut tärkeämpää kuin lillukanvarret.
Jokainen työntekijäsi, se oma ihmisesi, on yksilö. Käy hänen kanssaan läpi, millaista perehdytystä hän kokee tarvitsevansa. Tämä kasvattaa myös työntekijäymmärrystäsi.
Toisin sanoen, jokainen työntekijäsi, se oma ihmisesi, on yksilö. Käy hänen kanssaan läpi, millaista perehdytystä hän kokee tarvitsevansa. Tämä kasvattaa myös työntekijäymmärrystäsi.
Jokainen yrityksesi ulkopuolelta tuleva tarvitsee perehdytyksen yrityskulttuuriinne eli esimerkiksi tapoihin, käytäntöihin jne. Samaten mahdolliset työvälineet, järjestelmät ja ohjelmat ovat tärkeitä perehdytyksen kohteita, elleivät ne ole jo uudelle ihmisellesi tuttuja. Muista varmistaa, että näin todella on!
Kysy uudelta ihmiseltäsi, mitä hän kaipaa perehdytykseltä. Entä jos pyytäisit työntekijääsi listamaan asioita, joihin hän toivoo perehdytystä? Jos tämä olisi hänen ensimmäinen työtehtävänsä? Tämä ei kuitenkaan vapauta sinua miettimään jo etukäteen yrityksesi perehdytysprosessia!
Lopuksi tässä vielä listaus, mitä sinun tulisi ainakin muistaa jo ennen työntekijäsi aloittamista:
- Työsopimus allekirjoitettu (työaikamuoto eli päivätyö, vuorotyö, osa-aika jne. sekä palkkaus sovittu jo tässä)
- Aloituspäivä ja kellonaika sovittu
- Kuka ottaa vastaan työntekijän (mieluiten esihenkilö)
- Kuka on ns. vastuullinen perehdyttäjä
- Miten ensimmäinen työpäivä on järjestetty (esim. tapaamiset, perehdytykset, työvälineet jne.)
- Työvälineet, avaimet jne. ovat kunnossa jo ensimmäisenä päivänä (mukaan lukien sähköposti, järjestelmät ja ohjelmat, joita työntekijä tarvitsee)
- Mahdollinen työterveystarkastus on hoidettu
Listaan löytyy varmasti muitakin asioita ja bonuksena siihen voisi lisätä: ”Pidä yllä mielenkiintoa uutta työtä kohtaan varsinkin, jos aloitus venyy pidemmälle!”
Miksi sitouttaminen ennen työsuhteen alkua on tärkeää?
Ennen aloittamista tapahtunut perehdytys on itseasiassa hyvin tärkeää. Tällä hetkellä moni paikan vastaanottanut peruu tulemisensa jo ennen työn aloittamista.
Millä sitoutat työntekijäsi niin, ettei hän ala epäröimään aloittamistaan yrityksessäsi? Nokkelimmat työnantajat saattavat lähettää uudelle työntekijälleen tervetuliaislahjan! Ainakin kannattaa pitää yllä kontaktia (älä kuitenkaan soittele joka päivä…) ja luoda selvä polku, mitä tapahtuu jo ennen työn aloittamista. Esimerkiksi Viiskuuskasin lailla!
Ja jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa HR-työkirjaasi oppeja blogista ainakin näistä kohdista
1. Tiedän, mitä olen tekemässä henkilöstöjohtamisessani
4. Uusi työntekijäni aloittaa!
9. Kasvatan työntekijäymmärrystäni mahdollistaakseni alani parhaimpia asiakaskokemuksia.
