”En ala mitään nurkkaan pölyttyvää paperia tekemään. Ei ole edes pakko!”, Maisa tokaisee sihteeri Lotalle. ”Entäs jos tehtäisiin siten, että kutsutaan koko porukka koolle, ketkä ovat töissä. Katsottaisiin yhdessä, että millainen se suunnitelma voisi olla” ehdottaa Lotta.
”Nyt kyllä Lotta keksit hienon idean. Ja siinä samalla voisi pitää vaikka sadonkorjuujuhlan!” Maisa innostuu.
Lokakuun alkupäivinä toimitusjohtaja Maisa päättää panostaa työyhteisön kehittämissuunnitelman tekoon. Hän on kuullut, että vuoden 2022 alusta yhteistoimintalakiin tulee muutos liittyen työntekijöiden kanssa tapahtuvaan jatkuvaan vuoropuheluun eli yhteiseen yrityksen asioiden tarkasteluun.
Työntekijämäärä nousee kesäkausina Kukkista Vaan Oy:ssa yli kolminkertaiseksi. Monet näistä työntekijöistä ovat sellaisia, että he ovat varsin vakiintunutta kausihenkilöstöä. Periaatteessa Kukkista Vaan Oy:n ei tarvitsisi tehdä mitään suunnitelmia tai käydä lain edellyttämää vuoropuhelua. Yrityksessä kun on virallisesti vain 15 vakituista työntekijää,
Laki yhteistoiminnasta yrityksissä muuttuu vuoden 2022 alusta ja se edellyttää, että yritykset, joiden säännöllinen henkilöstömäärä on 20 tai enemmän käyvät työyhteisön kanssa muun muassa jatkuvaa vuoropuhelua. Vuoropuhelun osana tulee tehdä työyhteisön kehittämissuunnitelma. Tämä korvaa aiemmin yhteistoimintalaissa velvoitetut henkilöstö- ja koulutussuunnitelman. Vuoropuhelulla tarkoitetaan pienten (20-29 henkilöä ja joilla ei ole omaa henkilöstön edustajaa eli luottamusmiestä) yritysten osalta vähintään kerran vuodessa pidettävää yhteistä tilaisuutta. Näin päätetään tehdä Kukkista Vaan Oy:ssa. Ihan ensin Maisa kuitenkin tutustuu aiheeseen löytämästään blogipostauksesta: ”Jatkuva vuoropuhelu ja työyhteisön kehittämissuunnitelma, 5 vinkkiä!”
Työyhteisön kehittämissuunnitelma sadonkorjuujuhlan aiheena
Sadonkorjuujuhla pidetään pyhäinpäivän tienoilla. Halloween-kurpitsat löytyvät omasta takaa. Maisa ja Lotta ovat koristelleet juhallle varatun tilan ja ruuat on tilattu paikallisesta pitopalvelusta. Ohjelmana on yhdessäolon ja ruokailun lisäksi TYÖYHTEISÖN KEHITTÄMISSUUNNITELMA.
”Onkohan tämä aihe vähän kuiva?” Maisa on miettinyt, mutta Lotan innostus asiaan vakuutti hänet siitä, että tämä voisi olla yhteinen juttu. Eikä suunnitelman tarvitse olla valmis tänään.
”Älyttömän siistiä, että tämmöisen järjestät, Maisa!” tokaisee aluepäällikkö Manuel tullessaan ensimmäisenä sisään. ”No, Lotta se tämän keksi…” Maisa naurahtaa. Lopulta kaikki ovat koolla.
Maisa esittelee yrityksen henkilöstörakennetta ja miten määrä muuttuu kesäisin. Hän käy läpi myös myyntiä ja tulosta edelliseltä tilikaudelta ja miltä juuri nyt näyttää.
Työyhteisön kehittämissuunnitelmalla ja yhteistoimintalain edellyttämällä jatkuvalla vuoropuhelulla ei ole määrämuotoista toteutustapaa, joskin vähimmäissisältö on määritelty laissa.
Maisa kertoo myös tavoitteistaan yritykselle. Vilauttaapa hän Kukkista Vaan Oy:n alkuajalla tehtyä visiotakin. ”Ehkä tämäkin pitäisi taas päivittää…” Maisa miettii itsekseen. Keskustelu alkaa vilkkaana. Lotta on luvannut kirjata sitä ylös.
Keskustelun teemoina ovat erityisesti:
- Työntekijämäärä ja rakenne. Miten työt saadaan hoidettua tällä määrällä, entä tulevaisuudessa? Tarvitaanko lisää väkeä? Miten rekrytointi voitaisiin hoitaa? Millaista yhteistyötä voidaan tehdä alan oppilaitosten kanssa? Entä millainen työpaikka Kukkista Vaan Oy on ulkomailta tuleville työntekijöilleen? Onko joku jo kertonut eläkkeelle lähdöstään julkisesti?
- Työajat, lomat ja palkkaus. Palkkauksesta Maisa ei kauhean mielellään lähtisi puhumaan. Se tuntuu olevan niin kuuma peruna. Hän päätti kuitenkin laittaa tämän keskustelun aiheeksi. Lomatkin ovat olleet toisinaan närästyksen aihe, sillä puutarha-alalla lomia on vaikea järjestää kesällä.
- Osaaminen. Millaisena oma ja myös kausityöntekijöiden osaaminen nähdään? Millaista osaamista tarvitaan tulevaisuudessa? Maisa on itse miettinyt ”kisälli-mestari”-työparitoimintaa, sillä hän toivoisi vanhempien työntekijöiden olevan nuorempien tukena.
- Hyvinvointi työssä. Tämä on Maisasta tärkeä asia. Hän on seurannut poissaoloja pitkään. Pidempiä sairaslomia on tullut viime aikoina esimerkiksi selkävaivojen takia. Hän on sanonut monet kerrat, ettei multasäkkejä ole tarpeen nostella käsipelillä, mutta niin vain tehdään. Tämäkin on osaamiskysymys. Apuvälineitä on ja löytyy, mutta kaikki eivät osaa käyttää niitä oikein.
- Viimeiseksi aiheeksi on laitettu, miten suunnitelmaa lähdettäisiin toteuttamaan ja miten sitä seurataan.
Keskustelu on Maisasta yllättävän avointa. Hän on hämmästynyt, miten helposti suunnitelman aihiot näyttävät tulevan kasaan. Eihän hän olisi itsekseen näitä pohtimalla päässyt millään näin kattavaan ja uusia ajatuksia herättävään tulokseen!
Suunnitelma tallennetaan GoogleDriveen, josta se on kaikkien katsottavissa. Lotta lupaa opettaa Driven käyttöä, jos joku ei sitä osaa. Lisäksi hän lupaa laittaa kaikille tiedoksi, kun suunnitelmaa on muutettu tai täydennetty.
Suunnitelman seurannasta sopiminen
Maisan toiveena on, että suunnitelman toteuminen voidaan todentaa.
Osallistujia innostaa erityisesti osaamisen kehittäminen. He toivovat, että suunnitelmaan kirjataan tarkemmin jokaisen oman osaamisen kehittämistavoitteet ja miten ne toteutuvat.
Maisa toteaa, että kaikki eivät ehkä halua tällaista ”julkista” ulostuloa asiasta eli vähempikin riittäisi suunnitelmaa ja mahdollista koulutusvähennysten hakemista varten. Kukaan ei kuitenkaan vastusta asiaa. ”Sovitaan kuitenkin, että jokainen saa itse tai Lotan avustuksella kirjata nämä tarkat osaamistietonsa julkisesti, mutta pakkoa ei ole”, Maisa summaa asian.
Työyhteisön kehittämissuunnitelma tehdään vuosittain. Mieti, miten voisit hyödyntää ja seurata suunnitelmaa parhaiten. Tee suunnitelmasta ja jatkuvasta vuoropuhelusta elävä ja käytännönläheinen työkalu itsellesikin!
Poissaolotiedoista Maisa on kiinnostunut ja niitä sovitaan seurattavan suunnitelman yhteydessä vuositasolla poissaoloprosenttina, vaikka joku senkin seurantaa ehdottaa työntekijäkohtaisesti. Se ei kuitenkaan ole Maisasta kenenkään muun kuin poissaolijan ja hänen välisensä asia.
Suunnitelmaa päätetään muutoinkin seurata säännöllisesti ihan jo jatkuvan vuoropuhelun hengessä -ja vaikkei sitä virallisesti Kukkista Vaan Oy:lta velvoitettaisikaan! Seurantakautena on yksi vuosi, koska sadonkorjuujuhlaa toivotaan taas ensi vuodeksikin,
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit:
Työyhteisön kehittämissuunitelman ei tarvitse olla ”pakko” ja väkisin puserrettu läpyskä, koska ”laki vaatii”. Suunnitelmalla ei ole sinänsä mitään määrämuotoa. Sen tulee kuitenkin sisältää tietyt asiat, jotka määritellään Yhteistoimintalaissa (2 luku 9 §). Kyseisen lainpykälän ja lain löydät tästä: Yhteistoimintalaki.
Sinun tulee laatia lain mukainen työyhteisön kehittämissuunnitelma, jos yrityksessäsi/organisaatiossasi on vähintään 20 työntekijää. Laki ei koske valtion tai kunnan virastoja tai laitoksia.
Laadi kehittämissuunnitelma myös alle 30 (ja mahdollisesti myös alle 20 hengen) yritykseesi, sillä voit hyödyntää yrityksesi verotuksessa koulutusvähennystä. Koulutusvähennyksestä löydät tietoa tästä: Työnantajan koulutusvähennys.
Työyhteisön kehittämissuunnitelmaan voit sisällyttää myös tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat. Ne on tehtävä yrityksien, joiden henkilöstömäärä on vähintään 30. Tasa-arvolain löydät tästä: Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta ja yhdenvertaisuuslain tästä: Yhdenvertaisuuslaki.
Jatkuva vuoropuhelu
Tee työyhteisön kehittämissuunnitelma vuosittain. Jos henkilöstösi määrä on vähintään 20, mutta alle 30, eikä yrityksessä ole henkilöstön edustajaa (luottamusmies) voidaan työyhteisön kehittämissuunnitelman asiat käsitellä työntekijöiden yhteisessä tilaisuudessa. Jos yrityksessä on henkilöstön edustaja ja henkilöstömäärä on 20-29, käydään vuoropuhelun kokouksia kaksi kertaa vuodessa, ellei toisin yhdessä sovita.
30 hengen tai isommissa organisaatiossa asiat käsitellään jatkuvan vuoropuhelun hengessä henkilöstön edustajan ja työnantajan kesken vähintään kerran kutakin neljännesvuotta kohden. Jos vuoropuhelun kohteena oleva asia koskee yhtä useampaa henkilöstöryhmää, se tulee käsitellä kokouksessa kaikkien niiden henkilöstöryhmien edustajien kanssa, joita asia koskee.
Näistä vuoropuhelun kokouksien järjestämisistä vastaa työnantaja. Ja muista! Koko henkilöstön yhteistä tilaisuutta ei ole kielletty isommiltakaan organisaatioilta 😊
Pieni alle 20 hengen yritys voi jättää uuden yhteistoimintalain velvoitteet huomiotta. TAI sitten hoitaa homman vähän tyylikkäämmin ja toimintaa tukien, kuten Kukkista Vaan Oy tai Arasav ja nisala Oy, jossa otettiin mallia Kukkista Vaan Oy:sta. Lue tästä lisää blogipostauksesta: HR haltuun vaelluksena? ja Jatkuva vuoropuhelu ja työyhteisön kehittämissuunnitelma, 5 vinkkiä!
Jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa HR-työkirjaasi oppeja blogista näistä kohdista:
1. Tiedän, mitä olen tekemässä henkilöstöjohtamisessani
2. Tunnen HR:n reunaehdot eli polun reunat.
5. Autan vahvistamaan työntekijäni osaamista
9. Kehitämme yhdessä työtä ja toimintaa
