”Ota osaamisen kehittäminen haltuun. Meillä on siihen HR-JÄRJESTELMÄ!” Näin minulle oli juuri annettu uudessa työssäni ensimmäinen HR:n haltuun ottamisen tehtävä reilu 20 vuotta sitten.
Olin ennen tätä toimeksiantoa ollut noin 1,5 vuoden ajan koulutus- ja konsultointiyrityksessä, jossa teimme yhteistyötä pk-yritysten kanssa tukemalla heidän henkilöstön kehittämistyötään mm. osaamiskartoituksia tekemällä. Caset olivat olleet varsin onnistuneita. Osaamiskartat olivat syntyneet joko excelillä tai yhteistyössä parin pätevän järjestelmätoimittajan kanssa, joilla oli yksinkertaisia ja näppäriä apuvälineitä osaamisen hallintaan.
Lähdin ensimmäisenä selvittämään 1) mitä osaamiskartoitukselta halutaan ja 2) miten päädyttiin ostamaan se hr-järjestelmä, joka on tarkoitus ottaa nyt käyttöön.
Vastaus ensimmäiseen kysymykseeni kuului, että osaamiskartoituksella halutaan saada osaaminen näkyväksi. Lisäksi voitaisiin määrittää, mitä tulevaisuuden osaamisia tarvitaan. Sitä kautta voitaisiin kehittää osaamisia tarpeeseen. Kuulosti loogiselta, vaikkei kokonaisuutta, osaamisen tasoja (ts. halutaanko mennä yksityiskohtiin vai pysyä yleisemmällä tasolla), henkilöstön osallistamista prosessiin tai esimerkiksi osaamisten ylläpitoa jatkossa, ollut järin pitkälle mietitty. Toisaalta! Nämähän oli jätetty minun tehtäväkseni miettiä, sillä olin tullut organisaation henkilöstönkehittäjäksi!
Kyseisen järjestelmän hankkimiseen en saanut oikein syytä. Myyjä oli ollut ilmeisen pätevä. Oli myös ajateltu, että ostetaan osaamisen hallinnan järjestelmäpalikka, niin osaamisen kehittäminen, suorituksen johtamiset jne. sujuvat vähän kuin itsestään sen avulla. Ja jos otetaan vielä joku sitä järjestelmää pyörittämään, niin osaamisen kehittäminen on ikään kuin otettu jo haltuun!
Näillä eväillä otin yhteyttä järjestelmän myyneen firman konsulttiin. Sain kuulla, että sopimus käyttöönotosta ja siihen kuuluvasta konsultaatioavusta oli tehty. Päiviäkin oli jo sovittu!
”Mutta hei, hei, hei! Stop, S-T-O-P! Mitä osaamisia sinne järjestelmään on tarkoitus laittaa?” kysyin.
Kävi ilmi, ettei tätä ollut otettu huomioon. ”Nehän tulevat siinä samalla, kun mehän ollaan ostettu osaamisen kehittämisen hr-järjestelmä…”
Lähdin siis epätoivoisesti takalinjalta ottamaan kiinni osaamisia. Haastattelin johtoa, esihenkilöitä, työntekijöitä. Pidin työpajoja… Samalla työstin järjestelmän myyneen firman konsultin kanssa määrityksiä, sisältöä ja niin edelleen. Järjestelmä oli kömpelö. Ketteryys ei ollut sopiva sana kuvaamaan sitä. En ymmärtänyt ikinä sen logiikkaa, eikä se taipunut niihin tarpeisiin, mitä olisi ollut.
Jälkikäteen ajatellen koko homman taustalla olleet tarpeet ja toiveet olivat ihan hyviä, mutta koko projekti lähti etenemään ns. persus edellä puuhun meiningillä.
Kiroilin monet kerrat ihmetellen, miksi massiiviseen ja rakenteellisesti joustamattomaan operaatioon piti lähteä, kun alle 300 henkilön organisaatio olisi päässyt osaamiskartoituksessaan alkuun ihan excelillä (nykyisin on vielä pivotit, power-BI jne.) tai jollain huomattavasti kevyemmillä järjestelmillä (niitä oli jo silloin 20 vuotta sitten…). Alun jälkeen olisi sitten kartoitettu hr-järjestelmätarve, joka olisi sopinut ajatteluun siitä, mitä osaamisen johtamisella haetaankaan.
Kuuden vuoden päästä osaamisprojektin aloittamisesta hr-järjestelmä haudattiin hiljaisesti, eikä sitä pystytty ikinä kunnolla hyödyntämään. Samalla siirryttiin toiseen master-hr-järjestelmään, eikä tuo hr-järjestelmän palikka olisi ollut edes siirrettävissä uuteen järjestelmään.
Minä, ”Ota HR haltuun”-detective ja -ammattilainen olin flopannut. Ei ehkä riittänyt silloinen osaaminen, mutta ei riittänyt myöskään organisaation tahtotila.
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit:
Ensinnäkin, jos joku ehdottaa, että ota HR haltuun helposti hr-järjestelmän avulla: KIELTÄYDY!
Hr-järjestelmät ovat parhaimmillaan esimerkiksi prosessien helpottajia, sujuvoittajia ja automatisoijia. Ennen kuin hr-järjestelmä on tuota kaikkea, ovat voimassa samat lainalaisuudet kuin kaikissa muissakin tietojärjestelmien hankinnoissa eli, ole hyvä, tässäpä ovat tähän caseen liittyvät opit ja OTA HR HALTUUN-VINKIT, joista voit ottaa haltuun sinulle sopivat:
- Mieti ensimmäisenä, onko tämä todella helpoin, yksinkertaisin, ketterin ja järkevin tapa aloittaa käsillä olevan asian ratkaisu?
- Oletko ottanut jo HR:n ja osaamisen kehittämisen perusteet haltuun? Täydellistä ei tarvitse olla ja ketteryys on suotavaa, mutta…
- Jos edellä olevat ovat kunnossa varmista vielä kerran, että että HR-järjestelmästä on oikeasti arvoa ja apua liiketoiminnallesi. Nyt sinulla pitäisi olla jo HR-järjestelmätarpeestasi selkeä kokonaisnäkemys. Hienoa!
- Edellä olevien kohtien täyttyminen ei kuitenkaan riitä. Keskustele HR-järjestelmän toimittajan kanssa ja pidä huoli siitä, että puhutte samaa kieltä ja samasta asiasta. HR-Järjestelmän toimittajallekin on ikävää, jos hän on kuvitellut sinun olevan suunnitelmissasi ja ymmärryksessäsi pidemmällä kuin oletkaan.
- Jos ostat neliskanttisen puupalikan, se on neliskanttinen puupalikka. Se ei muutu pyäreäksi palloksi, vaikka kuinka muotoilisit (no ehkä sahalla, sirkkelillä, hiomalla, mutta se maksaisi lisää…). Sinulla on oltava hankintaosaamista, jotta saat sitä, mitä tarvitset ja todella haluat. Mieti myös, kuinka helposti hr-järjestelmä olisi vaihdettavissa toiseen, jos tällainen tarve tai tilanne tulisi ajankohtaiseksi.
- Tiedät ja olet sopinut, kuka vastaa ja mistä käyttöönoton aikana ja myös käytettäessä hr-järjestelmää. Muutoksia saattaa tulla ja ne ovat suotaviakin, mutta joku käsitys tästäkin on hyvä olla.
- Ota huomioon, kuka järjestelmää käyttää ja että se on helppo loppukäyttäjälle -varsinkin jos sitä käyttävät kaikki työntekijäsi.
- Ja viimeisenä: Osaamisen johtaminen ja kehittäminen on sekä pitkäjänteistä että ketteryyttä vaativaa työtä. Se on syytä aloittaa jo paljon ennen järjestelmän hankkimista ja jatkaa sitä myös sen jälkeen. Se on osa työn ja toiminnan kehittämistä ja muotoilua!
Jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa blogin opit esimerkiksi kohtiin:
1. Tiedän, mitä olen tekemässä henkilöstöjohtamisessani.
5. Autan vahvistamaan työntekijäni osaamista
9. Kehitämme yhdessä työtä ja toimintaa
