Ihan timanttinen Meri on irtisanoutunut. Sinillä on huoli, ettei hän osaa käyttää kaikkia ohjelmistoja, joita Meri on käyttänyt suvereenisti. Eikä hän oikeastaan ehtisikään niitä hoidella, saati perehtyä niihin…
”Jos sitä vain kyselisi tutuilta tai Meriltä itseltään, olisiko heillä tiedossa asiansa osaavia assistenttejä tai sihteereitä, jotka olisivat valmiita tulemaan pikaisella aikataululla aloittamaan työt”, Sini pohtii.
Pysähdy!
Nyt Sinin kannattaa pysähtyä hetkeksi asian äärelle. Se maksaa itsensä takaisin. Sinin yrityksessä ei ole tehty henkilöstösuunnitelmaa, koska työntekijöitä on vain kymmenen. Tämän vuoksi hänellä ei ole yksityiskohtaista, eikä edes laajempaa kuvaa siitä, mitä yritys tavoittelee henkilöstön osalta. On otettu tekijöitä silloin, kun on tarvittu!
Assistentti Meri on luonut itse omat tehtävänsä eli tarttunut toimeen tarvittaessa, joten Sinillä ei ole tarkkaa kuvaa Merin työstä kokonaisuudessaan.
Tehdään työn-/tehtävänkuva yhdessä
”Voisitko sä, Meri, auttaa minua ja kertoisit, että mitä kaikkea sinä nyt teetkään?” Sini kysyy Meriltä.
”Tottakai mä autan!” Meri toteaa.
Meri kirjaa Sinin pyynnöstä, mitä kaikkea hän tekee työssään. Tämän jälkeen he keskustelevat tehtävistä ja luovat yrityksen assistentin pääpiirteittäisen työn-/tehtävänkuvan.
Jo suuntaa antavan työn-/tehtävänkuvan avulla uuden työntekijän rekrytointi, suorituksen johtaminen ja työntekemisen kehittäminen auttavat ennakoimaan, eikä paniikkiratkaisuihin tarvitse tyytyä.
Yhdessä he miettivät, millaisella osaamisella ja/tai koulutuksella assistentin työssä pärjää. Meri nostaa esille, että hänen työssään pitää pystyä työskentelemään toisaalta yksin ja toisaalta tehdä yhdessä. Ja että hänen pitää pystyä tekemään itsenäisiä päätöksiä.
”Sä teet ihan hirveästi kaikkea ja minä olen pitänyt näitä aivan itsestäänselvyyksinä!” Sini puuskahtaa.
Sitten hän kysyy Meriltä: ”Mitä mieltä olet, olisiko tämä enemmin toimistopäällikön tai asiantuntijan paikka kuin assistentin? Ja mahtaisitko sinä jäädä, jos tarkistettaisiin vähän palkkaa ja tehtäviä?”
Meri kertoo, että hän on tehnyt päätöksensä. Hän haluaa lähteä opiskelemaan lakia ja on saanut osa-aikaisen työpaikan lakiasiantoimistosta. Tämä tukee hänen urahaaveitaan niin, ettei hän ole siitä valmis luopumaan. Sini ymmärtää tämän hyvin.
Peilaa tehtäviä yrityksen strategiaan ja tavoitteisiin
Seuraavaksi Sini pohtii, mitä hän on kirjoittanut liiketoimintasuunnitelmaan? Ja mitä tavoitteita hänellä on yrityksen suhteen? Mieleen palauttamisen jälkeen hän arvioi, miten Merin tehtävät peilautuvat strategiaan, tavoitteisiin ja suunnitelmiin.
”Voi kun voisi pohtia näitä jonkun kanssa, eikä yksin tarvitsisi päättää”, Sini miettii päätään pidellen.
Lopulta hän päättää, että tehtävät ovat toimistopäällikkötasoisia enemmin kuin assistentin.
Sini haluaa tulevan työntekijän ottavan haltuun Merin tehtävät sekä lisäksi toimistotehtäviä ja myyntiin liittyviä seikkoja, joita hän on itse pyörittänyt. Hänellä on haaveita, että hän voisi itse keskittyä enemmän yrityksen laajentamisaikeisiin ja strategiseen työhön.
Palkkatuska!
Sini alkaa hahmotella työnhakuilmoitusta. Mutta millaisia summia toimistopäälliköille maksetaan, millä hinnalla hän voisi saada toimistopäällikön? Palkkatuska iskee.
Yritys ei kuulu työnantajajärjestöön, mutta Sini on ottanut aina huomioon alaansa liippavan yleissitovan työehtosopimuksen. Hän haluaa maksaa asiallista palkkaa, koska rekrytointi ja uuden työntekijän sisään ajaminen eli perehdytys on iso juttu pienessä yrityksessä.
”Mieluummin sitoutunut ja hyvä työntekijä kuin jatkuvasti rekrytoimassa”, Sini on todennut monta kertaa ystävälleen.
Sini googlailee toimistopäällikön palkkoja ja saa jonkinlaista haarukkaa maksettavista palkoista. Niistä ei kuitenkaan ole varmuutta, mikä on totuus.
”Nyt tarvitsisi olla jonkinlaista alakohtaista tietoa ja ymmärrystä tämmöisistä”, hän mietiskelee. ”Ettei tule maksettua liian vähän ja uusi ihminen siirtyykin pian muualle tai sitten liian paljon, mikä sekään ei ole hyvä”, jatkaa Sini pohdintojaan.
Jos sinulla on selkeä näkemys tehtävästä, on palkanmäärittely ja tiedon etsiminen vastaavien tehtävien palkkauksesta helpompaa kuin lähteä liikkeelle tyhjästä.
Palkkauksen kanssa Sini päätyy lopulta rohkeasti siihen, että hän aikoo ilmoittaa rekryilmoituksessa toimistopäällikön tehtävälle palkan, jonka on valmis maksamaan. Lisäksi hakija voi esittää palkkatoiveensa.
”Miksen voisi laittaa palkkaa ihan näkyville? Se on kuitenkin palkka, jolla olen valmis toimistopäällikön palkkaamaan. Olen myös oikeasti miettinyt, mitä haluan toimistopäälliköltäni työpanoksena ja mitä palkkaa tämmöisestä tehtävästä on maksettu”, Sini sanoo ystävälleen, joka ihmettelee, miksi Sini aikoo laittaa palkan hakuilmoitukseen. Kun eihän se nyt ole tapana!
Sini on päättänyt ns. kipurajan, minkä yli hän ei ole valmis maksamaan palkkaa, vaikka millainen huipputyyppi olisi kyseessä.
Rekrytointikanavia?
”Laita ilmoitus myös alan ammattikorkeakoulujen kanaville. Sieltä voi löytyä hyviä tyyppejä, vaikkei kokemusta vastaavista tehtävistä olisikaan.” Meri ehdottaa Sinin mietiskellessä rekrytointikanavia.
Sini miettii ”paniikkinappulakorttinsa” käyttöä eli kyselee tutuiltaan ja ilmoittelee paikasta omissa somekanavissaan. Meri lupaa myös viestiä omissa kanavissaan, että hänelle etsitään seuraajaa.
Maksuttomia rekrytointikanavia on paljon ja tarvittaessa maksullista apua löytyy monelle eri alalle kohdistettuna.
Muista, että hyvä työnantajabrändi ja positiivinen työntekijäkuva ovat jo itsessään rekrytointivaltti.
Hakuilmoitus lähtee myös TE-toimiston palveluihin. Hän on kuullut, että yleissihteerityön hanskaavia olisi varsin paljon työnhakijoissa. Sitä hän ei kuitenkaan osaa arvioida, onko toimistopäällikkötasoissa tehtävissä sama tilanne.
Näiden kanavien lisäksi Sini päättää käyttää myös maksullista rekryilmoittelua, jos ilmaiset kanavat eivät tuo minkäänlaista vastakaikua viikon parin sisällä.
”Ja paniikkiin en mene, vaikka ehtisit lähteä ennen seuraajan tuloa,” Sini naurahtaa Merille. Hän on päättänyt käyttää tarvittaessa vuokratyöpalveluja. Ilman toimistopäällikköään hän ei selviä.
Mitä opin ja OTA HR HALTUUN -vinkit:
Sinulla on hyvä olla suunnitelma tarvittavasta henkilöstöstä ja osaamisesta peilattuna yrityksen tavoitteisiin ja tulevaisuuden näkymiin. Rekrytointi on helpompaa, jos sinulla on jo näkemystä, millaista osaamista yrityksessä tarvitaan nyt ja tulevaisuudessa.
Tarkista siis ennen jokaista rekrytointia, palkkaatko uuden ihmisen samanlaisella työn-/tehtävänkuvalla kuin aiemmin vai olisiko tehtäviä syytä tarkistaa. Tätäkin peilaat tavoitteisiin ja tulevaisuuteen eli strategiaan.
Palkkauksen määrittelyyn löydät apua niin alan työehtosopimuksista ja googlaamalla. Suhtaudu googlaamalla tuleviin tietoihin alojen keskimääräisistä palkoista varauksella. Ne ovat useimmiten yksittäisten ihmisten antamia tietoja palkkavertailuun. Lisäksi näissä ei ole määritelty, mitä työnimike todella sisältää. Ammattinimike voi olla mitä tahansa, tehtävänsisältö ratkaisee!
Palkkauksen osuminen kohdalleen on haastavaa. Jos maksat palkkaa liian vähän suhteessa vastaaviin tehtäviin muualla, ovi käy ja työntekijä lähtee. Jos taas maksat palkkaa huomattavasti enemmän kuin keskimäärin vastaavissa tehtävissä, voi sekin olla ongelmallista. Tällöin esimerkiksi palkitseminen jatkossa voi olla hankalaa, koska korottamisen varaa ei ole.
Rekrytointikanavia löytyy paljon ja oman alasi parhaiden/kannattavien rekrykanavien miettiminen etukäteen – ennen kuin työntekijöitä on lähtenytkään – on järkevää. Tämä voi olla osa henkilöstösuunnitelmaasi. Älä panikoi, vaikka olisi millainen hätä. Virherekrytointi maksaa ainakin sen, että olet kuluttanut aikaasi siihen.
Vuokrafirmoja voit käyttää paikkaamaan ainakin rekryaikaa, jos sopivaa työntekijää ei heti löydy. Tässäkin on tosin ongelmia ns. työvoimapula-aloilla. Muun muassa hoiva-alalla vuokrafirmatkin myyvät ”ei oota”.
Ja muistathan käydä lähtevän työntekijän kanssa lähtökeskustelun! Lue lisää postauksesta: ”Lähtövaihtuvuus vaan kasvaa…”
Ratkaisuja saattaa joutua tekemään hyvin luovasti. Palataan näihin, vaikka eipä minullakaan totta puhuen ole taikasauvaa, jolla ratkaisun saisi heilautettua hetkessä!
HR-Maarit, joka miettii työntekemisen tapoja ratkaisuksi työvoimapulaan
Ja jos kuljet jo HR-polulla, voit sujauttaa HR-työkirjaasi oppeja blogista ainakin näistä kohdista:
1. Tiedän, mitä olen tekemässä henkilöstöjohtamisessani
3. Lähden rekrytoimaan
8. Työntekijäni lähtee
9. Kehitämme yhdessä työtä ja toimintaa
